В ходе хозяйственной деятельности предприятия остаток на складе почти никогда не совпадает с фактическим один в один: пересорт при отборе, ошибка сканирования, ручные корректировки документов – эти ошибки приводят к расхождению остатков между учетной системой и реальным положением дел. Способ привести учётный остаток и реальный остаток на склад в соответствие – инвентаризация товаров на складе, оформленная стандартными документами системы.
Когда проводится инвентаризация склада
В 1С:ERP инвентаризацию на складе имеет смысл проводить в трёх случаях:
- по графику – плановая сверка (ежемесячная, ежеквартальная, перед закрытием периода);
- при смене материально ответственного лица или переезде склада;
- точечно – при подозрении на расхождение по конкретной номенклатуре, зоне или ячейке.
Расхождения, обнаруженные в текущей работе склада — например, недостача при отгрузке или пересорт при приёмке, — тоже правильнее оформлять через инвентаризацию, а не корректировать первичные документы поступления или реализации задним числом: это сохраняет достоверную историю движений.
Подготовка к инвентаризации на складе
Порядок проведения инвентаризации на складе начинается не с пересчёта, а с ввода ограничения движений выполнений движений ТМЦ на складе:
- Определить объект инвентаризации — весь склад, отдельная зона, набор ячеек или конкретная номенклатурная группа. Крупный склад разумнее делить на участки и проверять их последовательно, а не останавливать работу склада целиком.
- По возможности заблокировать приём и отгрузку по объекту инвентаризации на время пересчёта — иначе расхождения будут «плавать» из-за операций, прошедших между пересчётом и внесением фактических данных в документ «Пересчёт товаров», либо такие операции необходимо учитывать вручную и не забыть про них.
- Убедиться, что по объекту инвентаризации нет незавершённых ордерных операций (открытых заданий на размещение, отбор), которые исказят фактический остаток на момент пересчёта.
Порядок проведения инвентаризации на складе
Инвентаризация товаров на складе в 1С 8.3 строится вокруг единого документа «Пересчёт товаров».
Документ находится в разделе «Склад и доставка» — «Излишки, недостачи, порчи» — «Пересчеты товаров».
По кнопке «Создать» введите новый документ и заполните поле «Склад».
Обратите внимание что данный документ учитывает все складские остатки по всем организациям (если ведется учет по нескольким юр.лицам), по всем видам запасов (собственные, товары на хранении, товары на комиссии и т.д.).
Документом фиксируется задание на пересчёт: склада, зоны (помещения) или ячейки, состав номенклатуры (весь ассортимент или отбор по условию). Для ордерных складов у этого документа в обязательном порядке устанавливается использование статусов непосредственно в карточке склада, которые помогают управлять этапами: сначала идёт пересчёт, потом ввод фактических остатков.
Фактические данные, полученные при физическом пересчете ТМЦ на складе заносятся прямо в этот же документ «Пересчёт товаров» (вручную или через терминал сбора данных — ТСД).
При работе через терминал сканирование ячейки и штрихкода исключает ручной ввод – это заметно снижает число ошибок по сравнению с бумажным бланком.
Система автоматически сопоставляет учётный и фактический остаток и показывает расхождения по каждой позиции: излишек, недостачу. Дальнейшая обработка результатов (оформление оприходования, списания, пересортицы) выполняется на основании того же «Пересчёта товаров» – с помощью встроенного помощника или вручную.
Обработка результатов: излишки, недостачи, пересортица
Сам документ «Пересчёт товаров» – это фиксация расхождения в складском учете, а не в финансовом (аналогия с ордерами и накладными).
Дальше расхождение нужно отразить в финансовом учёте, но уже отдельными документами, созданными на основании этого пересчёта. Излишек оформляется документом «Оприходование излишков товаров» – увеличением остатка с отнесением на прочие доходы. Недостача списывается документом «Списание недостач товаров», при необходимости – с указанием виновного лица для последующего удержания.
Пересортица – частный случай, когда по одной позиции выявлен излишек, а по родственной ей – недостача в пределах одного пересчёта; оформляется одновременным списанием и оприходованием с помощью документа «Пересортица товаров», а не как два независимых расхождения.
После ввода всех документов по инвентаризации, для подведения итогов необходимо ввести документ «Инвентаризационная опись». Этот документ собирает за указываемый в нем период все итоги инвентаризаций с учетом отраженных в системе излишков, недостач.
Особенностью документа «Инвентаризационная опись» является то, что он вводит по конкретной Организации, в отличие от документа «Пересчет товаров».
Документ находится в разделе: «Склад и доставка» — «Излишки, недостачи, порчи» — «Инвентаризационные описи» и создается по кнопке «Создать».
Только после проведения документа «Инвентаризационная опись» можно распечатать регламентированные формы: инвентаризационную опись по форме ИНВ-3 и сличительную ведомость по форме ИНВ-19; акты списания, оприходования и пересортицы печатаются непосредственно из соответствующих документов.
Типичные ошибки при инвентаризации на складе
- Пересчёт проводится без блокировки движений – тогда в учётные данные, с которыми сравнивается фактический остаток в документе «Пересчёт товаров», попадают операции, проведённые уже после того, как товар был физически пересчитан. В результате расхождения оказываются искажёнными, и разобраться, где реальная ошибка, а где – «плавающие» движения, становится почти невозможно.
- Расхождения по пересортице оформляются как отдельные излишек и недостача, а не как единая операция через документ «Пересортица товаров» — это искажает аналитику по причинам расхождений и усложняет контроль за движением товаров.
- Инвентаризация по ошибкам текущей работы (недостачи при отгрузке) не оформленная отдельным актом а исправленная в документе отгрузки перестаёт быть достоверной.
- Не вводится документ «Инвентаризационная опись», что приводит к невозможности формированию регламентированных форм.