Вопрос о фактическом наличии товара на предприятии возникает ежедневно, однако ответы разных сотрудников нередко расходятся. Кладовщик оперирует физическим наличием, менеджер ориентируется на количество, доступное к продаже, а бухгалтер на данные по организации. Противоречия в этом нет: в 1С:ERP Управление предприятием остатки отражаются несколькими отчётами, и каждый из них отвечает на свой вопрос. Разберём, как в программе 1С посмотреть остатки товаров на складах, чем различаются основные отчёты и как настроить их под конкретные задачи.
Где искать отчёты
Основной набор расположен в разделе Склад и доставка → Отчёты по складу. Там же собраны отчёты по движению товаров, по документообороту и по адресным складам.
Отдельную группу составляют отчёты финансового контура, они находятся в разделе «Финансовый результат и контроллинг».
Разделение не случайное, и на нём стоит остановиться подробнее.
Ведомость по товарам на складах
Это базовый и, пожалуй, самый востребованный отчёт складского контура в 1С. Ведомость по товарам на складах показывает не только остаток на дату, но и всё движение за период: что было на начало, что поступило, что ушло, что осталось на конец. Именно этим она отличается от простого среза остатков.
Кому и зачем нужна ведомость. Кладовщику она позволяет сверить факт с учётом и увидеть, откуда взялось расхождение. Аналитику показывает, какие позиции лежат без движения. Закупщику помогает оценить, что заканчивается.
Практическая ценность ведомости в том, что она не только позволяет посмотреть остаток на складе в количестве, но и путь, которым остаток к нему пришёл. Когда цифра выглядит не достоверно, разбор стоит начинать именно отсюда. Детализация отчета по документам (галочка «детализация до регистратора» в шапке отчета) позволит увидеть складскую операцию, после которой остаток изменился.
Остатки и доступность товаров
Второй ключевой отчёт – «Остатки и доступность товаров». Он отвечает на вопрос, который в оперативной работе важнее фактического наличия. Он показывает, сколько товара можно реально пообещать клиенту или переместить на другой склад, который нуждается в пополнении запаса, и делает это сразу в нескольких показателях:
- что физически в наличии на складе;
- сколько зарезервировано под заказы на отгрузку;
- сколько отгружается по уже оформленным распоряжениям;
- сколько доступно к продаже из свободного остатка;
- что ожидается к поступлению;
- какой резерв можно снять, чтобы отгрузить срочный заказ.
Отсюда и типовая ситуация. По складу числится четырнадцать штук, а заказ клиента не проводится. Товар есть, но он весь под резервом, и именно этот отчёт показывает, где он «застрял».
Если работаете с ордерным складом, помните ещё об одном факторе: пока приходный ордер не проведён в завершающем статусе, принятый товар в доступных остатках не появится.
Ведомость по товарам организаций
Отчёты складского контура показывают движение по складам в целом по предприятию, без разбивки по организациям, которые ведут учёт в этой базе. Для целей финансового учета предназначен отдельный отчёт «Ведомость по товарам организаций» который расположен в разделе Финансовый результат и контроллинг → отчеты по финансовому результату.
В нём задают анализируемый период, при необходимости ставят отбор по организации и по складу, а детализацию доводят до регистратора, то есть конкретного документа, сформировавшего движение в учете. Это рабочий инструмент, когда нужно понять, чьи именно запасы лежат на общем складе или почему по организации возник отрицательный остаток.
Сравнивая остатки по складским отчетам и отчетам финансового контура, можно увидеть, что они дают разные цифры, это не обязательно ошибка. Сначала проверьте, что вы сравниваете сопоставимые вещи, а не данные по предприятию в целом с данными по конкретному юрлицу. Расхождения между контурами разбирают именно этой парой отчётов.
Как настроить отчёт под себя
Типовые отчёты в 1С:ERP построены на системе компоновки данных, поэтому почти любой из них настраивается под задачу без программиста.
- Откройте отчёт и задайте период. Для складских отчётов это отправная точка: половина вопросов «почему пусто» решается корректной датой.
- Нажмите «Настройки». В простом виде доступны основные отборы — склад, номенклатура, организация.
- Если нужных полей не хватает, воспользуйтесь кнопкой «Добавить фильтр» и выберите нужный реквизит.
- Переключитесь в расширенный вид (вкладка «Структура»), когда требуется менять структуру: там настраиваются группировки, порядок колонок и выводимые показатели и задается детализация данных до регистратора (документа, который регистрирует движения по остаткам).
- Сохраните получившийся вариант отчёта, чтобы не собирать его заново каждый раз.
Пример из практики. Компания работает под заказ клиента и разделяет запасы по назначениям. В стандартном виде ведомость показывает номенклатуру, а назначение остаётся в стороне. Достаточно вывести поле «Назначение» и поменять его местами с номенклатурой в структуре. После этого вы получите остатки, сгруппированные по заказам или направлениям деятельности, по-прежнему в разрезе складов.
Ещё одна частая настройка касается сумм. В управленческом учёте суммы вводятся с НДС, поэтому итог может оказаться выше ожидаемого; при необходимости налог исключают настройками отчёта.
Типичные ошибки
- Сравнивают складской отчёт с финансовым и считают расхождение ошибкой, хотя контуры отвечают на разные вопросы.
- Смотрят срез остатков там, где нужна динамика. Понять причину расхождения можно только по движению за период.
- Забывают про резервы: физическое наличие путают с доступным к продаже количеством.
- Настроили отчёт под задачу и не сохранили вариант — в следующий раз приходится настраивать отчет повторно, вспоминая предыдущие настройки.
- Не учитывают дату и отборы: отчёт пустой не потому, что нет товара, а потому, что в заданном периоде не были зарегистрированы операции.
Коротко
В 1С:ERP нет единственного правильного отчёта по остаткам. Есть несколько инструментов под разные вопросы. Ведомость показывает движение, отчёт о доступности отвечает за оперативные обещания клиентам, финансовый контур даёт картину по организациям.