На ордерном складе товар считается отгруженным не в момент выписки финансового документа (реализации, перемещения и т. п.), а после того, как кладовщик подтвердит фактическую выдачу расходным ордером. Разберём, как оформляется отгрузка с ордерного склада в 1С:ERP и как проследить, что отгрузка товаров по ордерной схеме действительно состоялась.
Что служит распоряжением на отгрузку
Расходный ордер, как и приходный ордер в ERP, оформляется по распоряжению. Распоряжением на отгрузку может выступать:
- «Реализация товаров и услуг» или «Заказ клиента» — при продаже;
- «Возврат товаров поставщику» — при возврате поставщику;
- «Перемещение товаров» или «Заказ на перемещение» — при отгрузке на другой склад;
- «Внутреннее потребление товаров» или «Заказ на внутреннее потребление» — при передаче на внутренние нужды;
- Другие документы, инициирующие расход.
Финансовый документ на ордерном складе товар не списывает: если он оформлен без заказа, то сам формирует потребность в отгрузке и движение по регистру «Товары к отгрузке». Если отгрузка идёт по заказу (клиента, на перемещение и т. п.), потребность формирует заказ, а расходный ордер оформляется уже по нему.
Рабочее место «Отгрузка»
Расходные ордера оформляют из рабочего места «Отгрузка»: раздел «Склад и доставка» → «Ордерный склад» → «Отгрузка».
Здесь кладовщик видит распоряжения на отгрузку и по выбранному распоряжению создаёт расходный ордер на товары.
Кто и как формирует расходный ордер
Порядок формирования расходного ордера задаётся в настройках ордерного склада, и обычно доступны три варианта:
- кладовщик — вручную в рабочем месте «Отгрузка» по факту выдачи;
- менеджер — вручную на основании заказа клиента или реализации (кнопкой «Создать на основании»);
- автоматически — после проведения заказа клиента, реализации или задания на перевозку.
Выбор зависит от того, кто отвечает за фактическую выдачу товара и в какой момент она фиксируется.
Как оформить расходный ордер
- В рабочем месте «Отгрузка» выберите распоряжение и создайте документ «Расходный ордер на товары» по кнопке «Создать ордера».
- Если на складе ведётся адресное хранение, то, прежде чем завершить работу с Расходным ордером, товар предварительно отбирается из ячеек — это отдельный документ отбора.
- На закладке «Отгружаемые товары» укажите фактически отгружаемое количество, сверив его с распоряжением.
- Проведите документ. При использовании статусов переведите ордер в статус завершённой отгрузки (например, «Отгружен»).
Контроль факта отгрузки
Стоит обратить внимание на статус ордера. Пока он не переведён в завершающий «Отгружен», документ остаётся в промежуточном состоянии (например, «Подготовлено»: товар уже подобран и внесён в ордер, но со склада ещё не списан и формально не отгружен). Именно по статусу и видно, доведена отгрузка до конца или нет.
Незакрытые распоряжения на отгрузку видны в рабочем месте «Отгрузка» — всё, что выписано, но физически не отгружено, отображается в этом рабочем месте.
Связь с приёмкой и перемещением
Расходный ордер — зеркало приходного. При перемещении между ордерными складами оба документа работают в паре: на складе-отправителе оформляется расходный ордер (отгрузка), на складе-получателе — приходный (приёмка), а между ними товар находится «в пути». Это позволяет не терять товар из учёта на время перевозки.
Типичные ошибки
- Выписывают реализацию и считают товар отгруженным — без проведённого расходного ордера на ордерном складе он остаётся в остатках.
- Расходный ордер остаётся в промежуточном статусе и не переведён в «Отгружен» — фактическая отгрузка может быть выполнена, а товар со склада отправителя не списан, распоряжение продолжает числиться невыполненным.
- На адресном складе отгружают, минуя отбор из ячеек — система не знает, откуда физически взят товар.
- Включили ордерную схему при отгрузке, но не определили, кто формирует расходный ордер — документы повисают между менеджером и кладовщиком.
Коротко
Расходный ордер — это точка, где склад подтверждает, что товар действительно ушёл. Правильно настроенная отгрузка убирает разрыв между «выписано» и «фактически отгружено» и держит остатки достоверными.