На ордерном складе товар считается принятым не в момент оформления накладной поставщика (Приобретения товаров и услуг), а только после того, как кладовщик подтвердит фактическое поступление товаров на склад. Этот шаг оформляется приходным ордером. Разберём, как устроена приёмка товара на ордерный склад в 1С:ERP, какие документы участвуют и как принять товар в 1С на склад.
Что служит основанием для приёмки
Приходный ордер всегда оформляется по распоряжению — документу, который сообщает складу, что и в каком количестве ожидается. Распоряжением на приёмку может быть:
- «Приобретение товаров и услуг», «Заказ поставщику» или «Договор с поставщиком» — при закупке;
- «Возврат товаров от клиента» или «Заявка на возврат товаров от клиента» — при возврате от покупателя;
- «Перемещение товаров» или «Заказ на перемещение» — при поступлении с другого склада;
- И прочие операции, отражающие поступление на склад.
Сам по себе документ-основание на ордерном складе товар на остатки не приходует. Он формирует потребность, то есть движение по регистру «Товары к поступлению». Фактическое оприходование товара на склад выполняет уже приходный ордер.
Рабочее место «Приёмка»
Приходные ордера оформляют из рабочего места «Приёмка»: раздел «Склад и доставка» → «Ордерный склад» → «Приёмка».
В нём кладовщик видит распоряжения, по которым ожидается товар, выбирает нужное и по кнопке «Создать ордер» создаёт приходный ордер (основание, отправитель и склад подставляются из распоряжения автоматически).
Приёмка товара в 1С 8.3: пошаговая инструкция
- В рабочем месте «Приёмка» выберите распоряжение и создайте документ «Приходный ордер на товары».
- Перейдите на закладку «Товары» и внесите фактически принятое количество. Часто колонку количества намеренно оставляют пустой, чтобы кладовщик пересчитал товар; ускорить пересчёт помогает сканер штрихкодов.
- Сверьте номенклатуру, количество и комплектность с фактом и документами поставщика.
- Проведите документ. При использовании статусов переведите ордер в статус завершённой приёмки (например, «Принят»).
Что происходит в учёте
Пока ордер в статусе «К поступлению», потребность по регистру «Товары к поступлению» остаётся открытой, а товар на доступных остатках не появляется. После проведения ордера в статусе «Принят» формируются движения фактического прихода: потребность закрывается, товар попадает в остатки склада и становится доступным для дальнейших операций. Именно поэтому на ордерном складе менеджер видит как доступное только то, что кладовщик уже подтвердил.
Частичная приёмка и несколько ордеров
Если поставка приходит не целиком, по одному распоряжению можно оформить несколько приходных ордеров и принимать товар частями. Это типичная ситуация для крупных поставок: каждый ордер закрывает ровно то количество, которое фактически поступило и проверено.
Если на складе адресное хранение
Когда на складе ведётся адресное хранение (по ячейкам), приёмка идёт в два этапа: сначала товар принимают в зону приёмки, а затем размещают по ячейкам отдельным документом размещения товаров. Именно здесь и указывается зона приёмки. На простом ордерном складе без ячеек этого шага нет, товар приходуется сразу на склад.
Типичные ошибки
- Оформляют только накладную и считают товар принятым — на ордерном складе без проведённого приходного ордера товар в доступных остатках не появится.
- Приходный ордер остаётся в статусе «К поступлению» — приёмка фактически не завершена, потребность висит открытой.
- Принимают «вслепую», не пересчитывая, и расхождения с фактом всплывают позже — уже на инвентаризации.
Коротко
Приходный ордер — это точка, в которой за товар начинает отвечать склад. Корректно выстроенный процесс приёмки экономит время на разборе расхождений и даёт менеджерам достоверную картину остатков.