Списание недостачи оформляют, когда после инвентаризации в 1С:ERP фактически найдено меньше товара, чем числится в учете, а комиссия подтвердила, что расхождение не является пересортицей или порчей. В 1С:ERP процесс разделен на складскую и финансовую части: сначала склад подтверждает выбытие, затем организация признает стоимость недостающего товара расходом. Списание недостач товаров 1С ERP проводит по этой двухэтапной схеме, если для склада включено ордерное отражение расхождений.
Материал подготовлен для 1С:ERP Управление предприятием 2, редакция 2.6, и проверен на версии 2.6.1.53.
Назначение и условия применения
Сценарий подходит для недостачи, выявленной по результатам складского пересчета. Он не предназначен для недопоставки от поставщика, расхождений при приемке покупателем или обычного расхода материалов: для этих случаев в ERP предусмотрены другие документы.
До оформления должны быть выполнены три условия:
- пересчет завершен, а отрицательное расхождение подтверждено комиссией;
- проверено, что недостачу нельзя обоснованно закрыть пересортицей или порчей;
- у выбранной организации есть положительный остаток товара на этом складе.
Главная логика процесса:
Настройки системы
Проверьте склад в карточке по пути Склад и доставка → Настройки и справочники → Склады и магазины. Для двухэтапного оформления должна использоваться ордерная схема отражения излишков, недостач и порчи. Она настраивается отдельно от ордеров поступления и отгрузки.
Также заранее определите:
- организацию, на которую относится товарный остаток;
- статью расходов для недостачи и требуемую для нее аналитику;
- подразделение, если оно обязательно для выбранной статьи;
- правила учета серий, характеристик, назначений и качества товара.
Рабочее место для дальнейшего оформления открывается по пути Склад и доставка → Излишки, недостачи, порчи → Помощник оформления складских актов. В нем задают склад, период и дату оформления документов.
Исходные данные
В проверенном примере использованы Центральный склад и организация Торговый дом «Комплексный». По результатам пересчета была подтверждена недостача одной бутылки. Для нее сформированы и проведены два документа:
- Ордер на отражение недостач товаров № 00-00000001;
- Списание недостач товаров № ТД00-000001 со статьей расходов «Недостачи товарно-материальных ценностей (прочие операц.)».
После проведения расхождение по бутылке стало равно нулю. Отдельная строка по ржаной муке осталась неоформленной, потому что у организаций не было положительного остатка этой позиции. Она специально не была списана без основания.
Пошаговое выполнение списания недостачи в 1С:ERP
Шаг 1. Завершите пересчет товаров
Откройте Склад и доставка → Складские акты → Пересчеты товаров. В документе проверьте склад, помещение или ячейку, номенклатуру, характеристику, серию, назначение, учетное и фактическое количество. Отрицательная разница означает недостачу.
Завершите пересчет только после фактической проверки и решения комиссии. Сам документ Пересчет товаров фиксирует результат, но еще не уменьшает складской остаток и не признает расход организации.
Шаг 2. Исключите пересортицу и порчу
Сопоставьте недостающую позицию с выявленными излишками. Если это допустимые варианты одного товара и комиссия подтверждает замену, используйте пересортицу. Если товар физически остался, но изменилось его качество, оформляйте порчу. Обычное списание применяйте лишь тогда, когда товара действительно нет.
Шаг 3. Проведите ордер на отражение недостач товаров
Откройте Склад и доставка → Складские акты → Ордера на отражение недостач товаров или перейдите к ордеру из помощника оформления складских актов. Выберите склад и перенесите подтвержденные строки пересчета.
Перед проведением сверьте товар, характеристику, серию, назначение, место хранения и количество. После этого проведите документ. Ордер на отражение недостач товаров подтверждает складское выбытие; финансовый расход появится на следующем этапе.
Шаг 4. Распределите недостачу по организациям
В помощнике выберите организацию-владельца товара. Недостача распределяется в пределах положительного остатка организации. Если остатка нет, не подменяйте владельца ради проведения: сначала проверьте поступления, передачу между организациями и принадлежность товара.
Это ключевое условие для корректного списания недостач товаров в 1С ERP. В проверенном примере бутылка была распределена и закрыта, а ржаная мука осталась в списке неоформленных расхождений.
Шаг 5. Создайте и проведите документ «Списание недостач товаров»
Откройте Склад и доставка → Излишки, недостачи, порчи → Списания недостач товаров. Удобнее создать документ из помощника: тогда в него попадут уже отобранные строки.
Заполните организацию, склад, подразделение при необходимости, статью расходов и ее аналитику. На вкладке Товары проверьте номенклатуру, количество и стоимость. Проведите документ только после сверки с решением комиссии и первичными материалами инвентаризации.
Шаг 6. Сформируйте и проведите «Инвентаризационную опись»
После складского ордера и документа Списание недостач товаров откройте Склад и доставка → Излишки, недостачи, порчи → Инвентаризационные описи и создайте документ. Укажите организацию, склад, начало и конец периода. Период должен включать даты пересчета и складских актов, результаты которых требуется объединить в описи.
Инвентаризационная опись оформляет сводный итог инвентаризации за выбранный период и используется для печатного оформления. Она не заменяет документы отражения недостачи: складское выбытие уже должно быть оформлено ордером, а расход организации — документом Списание недостач товаров. Если в печатной форме нужны цены, выберите предусмотренные учетной политикой источник сведений и вид цен.
Перед проведением сверьте организацию, склад, период и параметры печати цен. В проверенном сценарии создана и проведена опись № ТД00-000001 по организации Торговый дом «Комплексный» и Центральному складу за 27.08.2026; для печати выбран источник По виду цен и вид цены Оптовая.
Проверка результата и движений
Проверку выполняйте в той же последовательности, в которой оформлялся процесс: сначала незакрытые расхождения, затем обороты и конечный остаток.
Отчет «Неоформленные недостачи и излишки товаров»
Путь: Склад и доставка → Отчеты по складу → Неоформленные недостачи и излишки товаров. Установите склад и период, затем сформируйте отчет. Успешно оформленная позиция должна исчезнуть из списка. Если строка осталась, проверьте организацию-владельца, количество и связь документов.
Отчет «Ведомость по товарам на складах»
Путь: Склад и доставка → Отчеты по складу → Ведомость по товарам на складах. Отберите склад и нужную номенклатуру. Ведомость показывает начальный остаток, расход и конечный остаток; по ней удобно убедиться, что проведенный ордер уменьшил количество ровно на величину подтвержденной недостачи.
Отчет «Остатки и доступность товаров»
Путь: Склад и доставка → Отчеты по складу → Остатки и доступность товаров. Этот отчет используют для оперативной сверки конечного количества и доступного остатка. Если итог отличается от ожидаемого, откройте расшифровку и сопоставьте ее с ведомостью.
Контрольная схема:
Типовые ошибки
Недостачу нельзя распределить по организации
Причина: у выбранной организации нет положительного остатка. В этом случае списание недостачи в 1С нельзя считать корректно завершенным. Проверьте владельца товара и предшествующие операции. Не проводите документ на другую организацию без основания.
В помощнике нет нужной строки
Сначала проверьте, завершен ли пересчет, проведен ли складской ордер и совпадают ли склад и период отбора. Также убедитесь, что расхождение не было ранее оформлено другим актом.
Документ не проводится из-за незаполненных данных
Проверьте статью расходов, аналитику, подразделение, серию, характеристику и назначение. Набор обязательных полей зависит от настроек учета и выбранной статьи.
После проведения строка осталась в отчете
Сопоставьте организацию, товар и количество в обоих документах. В проверенном сценарии остаточная строка по ржаной муке была ожидаемой: для нее отсутствовал положительный остаток организации, поэтому необоснованное списание не выполнялось.
FAQ
Чем ордер отличается от документа «Списание недостач товаров»?
Ордер отражает фактическое выбытие на складе. Документ списания относит стоимость недостачи на расходы выбранной организации. При ордерной схеме нужны оба этапа.
Где найти ордер на отражение недостач товаров?
Откройте Склад и доставка → Складские акты → Ордера на отражение недостач товаров. Также его можно сформировать из помощника оформления складских актов.
Как проверить, что списание недостачи завершено?
Позиция должна исчезнуть из отчета Неоформленные недостачи и излишки товаров, а в Ведомости по товарам на складах должен появиться правильный расход. Конечный остаток дополнительно сверяют отчетом Остатки и доступность товаров.
Можно ли списать больше, чем числится за организацией?
Нет. Сначала установите корректного владельца остатка и проверьте предшествующие документы. Иначе финансовое отражение недостачи будет необоснованным.
Нужна ли отдельная инвентаризационная опись?
Да, в описанном процессе отдельная инвентаризационная опись нужна. Она оформляет сводный итог инвентаризации за выбранный период, но не заменяет документы, которыми отражают недостачу: складское выбытие оформляет ордер на отражение недостач товаров, а расход организации — документ «Списание недостач товаров». В проверенном сценарии опись создали и провели после складских ордеров и финансовых актов.
Добавить комментарий