Оприходование излишков — это фиксация подтвержденного товара, которого на месте хранения оказалось больше, чем числится в учете. В 1С:ERP положительная разница принимается на склад отдельным ордером, а затем организация признает доход финансовым документом – оприходование излишков товаров.
Инструкция подготовлена на 1С:ERP Управление предприятием 2, версия 2.6.1.53.
Описание процесса
Процесс применяется, когда комиссия при инвентаризации зафиксировала положительное расхождение и подтвердила, что товар действительно присутствует. Статья описывает оприходование излишков при инвентаризации на складе с ордерной схемой и разделением складского и финансового учета.
Маршрут подходит для полной проверки склада и для локального пересчета отдельных позиций. До оформления должны быть известны склад, организация-владелец, товарная позиция, фактическое количество и основание оценки. Если разница связана с пересортицей, изменением качества, незавершенным поступлением или ошибкой в исходном документе, сначала разбирают эту причину.
- Пересчет завершен, а его результат принят комиссией.
- Фактическое количество больше учетного и подтверждено повторной сверкой.
Созданы складские ордера, проведено оприходование и результат сверен отчетами
Настройки системы
Перед работой откройте настройки раздела «Склад и доставка». В проверенной базе включен вариант «Ордерные склады». Он разрешает использовать ордерную схему, а конкретные правила закрепляются в карточке склада. Для инвентаризации дополнительно важно, чтобы складские расхождения оформлялись ордерами.
- Проверьте флаг «Ордерные склады» в общих настройках.
- Откройте карточку нужного склада и убедитесь, что для расхождений используется ордерное оформление.
- Уточните, ведется ли учет по помещениям, сериям, характеристикам и назначениям: эти данные придется переносить без расхождений.
- Определите роли: кладовщик оформляет складскую часть, финансовый сотрудник — оприходование излишков товаров.
Исходные данные
Комиссия подтвердила две положительные разницы: «Лимонад» — 1 шт. и «Мука блинная» — 1 упак.
| Что известно | Значение в примере | Зачем сверять |
| Склад | Центральный склад | Определяет место изменения остатка |
| Организация | Торговый дом «Комплексный» | Определяет владельца и финансовый учет |
| Излишек 1 | Лимонад, +1 шт. | Переносится без изменения единицы |
| Излишек 2 | Мука блинная, +1 упак. | Количество сверяется с пересчетом |
| Статья доходов | Излишки товарно-материальных ценностей | Объясняет финансовый результат |
| Аналитика | Бухгалтерия торгового направления | Уточняет направление дохода |
Пошаговая инструкция как в 1С ERP оприходовать излишки товара
Шаг 1. Примите результат пересчета
Откройте завершенный пересчет (документ Пересчет товаров). Проверьте дату, склад, помещение и строки с положительной разницей. Не переходите к документам, пока комиссия не подтвердила фактическое количество и не исключила пересортицу либо ошибочное движение за время счета.
1. Сопоставьте учетное и фактическое количество по каждой позиции.
2. Повторно пересчитайте товар с неожиданно большой разницей.
3. Зафиксируйте единицу измерения, характеристику, серию и назначение, если они используются.
4. Убедитесь, что пересчет завершен и доступен для оформления расхождений.
Шаг 2. Оформите складской ордер
В помощнике оформления складских актов выберите период и склад, затем оставьте для обработки подтвержденные строки излишков. Создаваемый документ называется «Ордер на отражение излишков товаров».
1. Сверьте склад и помещение с пересчетом.
2. На вкладке «Товары» проверьте номенклатуру, единицу и количество.
3. Если используются характеристики, серии или назначения, перенесите их точно.
4. Проведите ордер после проверки строк. Он увеличивает складской остаток на подтвержденное количество.
Контрольная точка. В выполненном примере после ордера учетный остаток позиции стал 101 единица при расхождении +1. Это подтверждает складской результат, но еще не завершает финансовое оформление.
Шаг 3. Создайте оприходование
Оприходование излишков товаров в 1С ERP можно открыть из складских актов (Склад и доставка – Складские акты) либо непосредственно из журнала оприходования излишков товаров.
Если у вас журнал не отображается, проверьте настройки панели навигации и добавьте журнал в раздел «Излишки, недостачи, порчи» при помощи кнопки.
1. Откройте «Склад и доставка» и перейдите к оприходованиям излишков товаров.
2. Нажмите «Создать» или откройте документ, подготовленный помощником.
3. Сразу задайте организацию и склад; не переносите их из старого документа без сверки.
4. Проверьте дату: она должна соответствовать моменту признания результата по правилам организации.
Шаг 4. Заполните финансовые реквизиты
В примере использованы статья «Излишки товарно-материальных ценностей» и аналитика «Бухгалтерия торгового направления».
1. Выберите организацию, которой принадлежит найденный запас.
2. Укажите статью доходов, принятую для инвентаризационных излишков.
3. Заполните аналитику доходов в соответствии с правилами управленческого учета.
4. На вкладке «Товары» сопоставьте позицию и количество со складским ордером.
5. Укажите цену по согласованному источнику и проверьте сумму строк.
6. Проведите документ только после попарной сверки с ордером.
Шаг 5. Выполните заключительную сверку
| Сравниваем | Должно совпасть | Дополнительно в оприходовании |
| Пересчет ↔ ордер | склад, товар, единица, количество | — |
| Ордер ↔ оприходование | склад, товар, характеристики, количество | организация, статья, аналитика, цена |
| Документы ↔ отчеты | приход и конечный остаток | закрытая строка расхождения |
Если хотя бы одна строка отличается, не исправляйте итоговый остаток дополнительным документом. Сначала найдите место расхождения в цепочке и скорректируйте именно его по принятому в организации порядку.
Проверка результата и движений
Проведенный документ еще не доказывает, что оприходование излишков товаров выполнено без повтора и в нужном количестве. Результат проверяют последовательно: закрытие расхождения, приход по складу, конечный остаток.
1. Найдите незакрытый остаток расхождения
Сформируйте отчет «Неоформленные недостачи и излишки товаров» с отбором по нужному складу и товару. По оформленному количеству не должна оставаться строка излишка. Если она сохранилась, сравните реквизиты пересчета, ордера и оприходования.
2. Расшифруйте складской приход
В отчете «Ведомость по товарам на складах» задайте период инвентаризации, склад и нужную номенклатуру. Включите детализацию до документа. В строке прихода должен быть виден ожидаемый складской ордер, а не случайное поступление или повторное оформление.
В проверенном примере приход составил 1 единицу, а конечный остаток — 11 единиц для контрольной позиции отчета.
Рекомендации
Ниже собран практический порядок, который снижает риск повторов и споров между складом и финансовой службой.
1. Зафиксируйте время, на которое сравниваются фактические и учетные остатки; движения во время пересчета записывайте отдельно.
2. Назначьте владельца каждого этапа: комиссия подтверждает факт, склад отвечает за ордер, финансовый сотрудник — за организацию, статью и цену.
3. До запуска помощника подготовьте согласованные статьи доходов, аналитику и источник стоимости.
4. Оформляйте документы небольшими партиями по складу или зоне и сразу выполняйте отчетную проверку.
5. Добавляйте понятный комментарий или внутреннее основание, связывающее документы с конкретной инвентаризацией.
6. Не закрывайте неизвестную причину удобным видом операции. Оставьте расхождение на контроле до решения комиссии.
7. Сопоставляйте ордер и оприходование как пару: одинаковые товарные данные, но разные задачи и разные ответственные.
8. Перед закрытием периода проверьте три результата: строка расхождения исчезла, приход расшифрован до ордера, конечный остаток соответствует факту.
Главная рекомендация. Оприходование излишков в 1С следует считать завершенным не по состоянию одного документа, а по согласованной паре складского и финансового оформления, подтвержденной отчетами.
Короткие ответы
Как в 1С оприходовать излишки товара?
Завершить пересчет, провести ордер на отражение излишков, затем создать финансовое оприходование с организацией, статьей доходов, аналитикой, количеством и ценой. После этого сверить расхождение, приход и остаток.
Чем оприходование отличается от ордера?
Ордер меняет количество на складе. Финансовый документ определяет владельца запаса, стоимость и доход. При ордерной схеме один документ не заменяет другой.
Как понять, что оприходование излишков при инвентаризации завершено?
По оформленному товару нет незакрытой строки в отчете расхождений, складской приход расшифровывается до нужного ордера, итоговый остаток совпадает с подтвержденным фактом, а финансовые реквизиты заполнены осознанно.
Итоговый контрольный лист
- Комиссия подтвердила положительную разницу и ее причину.
- Пересчет завершен и относится к нужному складу.
- Складской ордер содержит правильные товарные данные и количество.
- Оприходование содержит нужную организацию, статью доходов и аналитику.
- Цена имеет документированное основание.
- Отчет расхождений не показывает незакрытый излишек.
- Ведомость показывает приход от ожидаемого ордера и правильный конечный остаток.