Инвентаризация товаров на складе в 1С:ERP порядок проведения по шагам

Инвентаризация склада — это сверка количества товара по данным учета с тем, что комиссия фактически нашла в местах хранения. Простыми словами, инвентаризация на складе выглядит так: товары пересчитывают, фиксируют разницу, отражают ее на складе, а затем оформляют излишки, недостачи, пересортицу или порчу.

Инструкция подготовлена на 1С:ERP Управление предприятием 2, версия 2.6.1.53.

В 1С:ERP эти действия разделены между несколькими документами. Завершенный Пересчет товаров подтверждает результат проверки, складские ордера меняют фактические остатки склада, а финансовые акты объясняют, за счет какой организации и по какой статье отражена разница.

Когда проводится инвентаризация склада

В 1С:ERP инвентаризацию на складе имеет смысл проводить в трёх случаях:

• по графику – плановая сверка (ежемесячная, ежеквартальная, перед закрытием периода);
• при смене материально ответственного лица или переезде склада;
• точечно – при подозрении на расхождение по конкретной номенклатуре, зоне или ячейке.

Расхождения, обнаруженные в текущей работе склада — например, недостача при отгрузке или пересорт при приёмке, — тоже правильнее оформлять через инвентаризацию, а не корректировать первичные документы поступления или реализации задним числом: это сохраняет достоверную историю движений.

Подготовка к инвентаризации на складе

Порядок проведения инвентаризации на складе начинается не с пересчёта, а с ввода ограничения движений ТМЦ на складе:

1. Определить объект инвентаризации — весь склад, отдельная зона, набор ячеек или конкретная номенклатурная группа. Крупный склад разумнее делить на участки и проверять их последовательно, а не останавливать работу склада целиком.
2. По возможности заблокировать приём и отгрузку по объекту инвентаризации на время пересчёта — иначе расхождения будут «плавать» из-за операций, прошедших между пересчётом и внесением фактических данных в документ «Пересчёт товаров», либо такие операции необходимо учитывать вручную и не забыть про них.
3. Убедиться, что по объекту инвентаризации нет незавершённых ордерных операций (открытых заданий на размещение, отбор), которые исказят фактический остаток на момент пересчёта.

Схема процесса

Главный принцип: один вид расхождения — один понятный способ отражения. Излишек не следует маскировать пересортицей, а порчу — обычной недостачей.

Настройки системы

Перед началом откройте раздел НСИ и администрирование и проверьте настройки складского учета, которые приняты в вашей организации. Названия отдельных флажков могут зависеть от используемых возможностей, но для описанного процесса должны быть доступны:

• склады и, если применяются, складские помещения или ячейки;
• ордерное отражение складских расхождений;
• учет товаров по качеству — он нужен для порчи с переводом товара в качество «Не годен»;
• статьи доходов и расходов для излишков и недостач;
• виды цен, если стоимость должна выводиться в инвентаризационной описи;
• права на пересчеты, складские ордера и финансовые документы.

Если на складе используются помещения или ячейки, указывайте их в строках пересчета. Система должна понимать, где именно найден излишек и где возникла недостача. Для порчи заранее свяжите исходный товар с вариантом другого качества. Например, «Масло вологодское» может переводиться в «Масло вологодское, Не годен». Для пересортицы проверьте, что сопоставляемые позиции допустимо зачесть: в типовом сценарии это один товар с разными характеристиками, сериями или назначениями, с одинаковыми единицами измерения.

Исходные данные

В пошаговом примере использованы:

• склад — Центральный склад;
• организация — Торговый дом «Комплексный»;
• дата и период описи — 27.08.2026;
• источник печатных цен — По виду цен;
• вид цен — Оптовая;
• примеры расхождений: излишек лимонада и блинной муки, недостача бутылки и ржаной муки, пересортица джинсов по характеристикам, порча двух единиц масла.

Порядок проведения инвентаризации на складе

Шаг 1. Подготовьте проведение инвентаризации на складе

До начала пересчета определите:

1. склад и при необходимости помещения;
2. дату и время прекращения обычных складских операций;
3. состав комиссии и ответственных лиц;
4. группы товаров, которые пересчитываются;
5. правила учета открытых приемок, отгрузок и перемещений.

Такой порядок проведения инвентаризации на складе не дает движениям приемки или отгрузки попасть между учетным остатком и фактическим пересчетом. Так как склад работает без остановки, разбейте учёт по зонам и строго документируйте время сверки для каждой из них.

Шаг 2. Создайте документ «Пересчет товаров»

Откройте Склад и доставка → Излишки, недостачи, порчи → Пересчеты товаров. Выберите склад, создайте документ и заполните состав товаров. В зависимости от принятого порядка список можно ограничить помещением, группой или отбором номенклатуры.

Работа с пересчетом проходит по состояниям: подготовка, работа комиссии, внесение результатов и завершение. До завершения проверьте, что по каждой строке указано фактическое количество и, когда требуется, место хранения.

По кнопке «Создать» введите новый документ и заполните поле «Склад».

Обратите внимание, что данный документ учитывает все складские остатки по всем организациям (если ведется учет по нескольким юр. лицам), по всем видам запасов (собственные, товары на хранении, товары на комиссии и т. д.).

Документом фиксируется задание на пересчёт: склада, зоны (помещения) или ячейки, состав номенклатуры (весь ассортимент или отбор по условию). Для ордерных складов у этого документа в обязательном порядке устанавливается использование статусов непосредственно в карточке склада, которые помогают управлять этапами: сначала идёт пересчёт, потом ввод фактических остатков.

Разница рассчитывается как фактическое количество минус учетное. Положительная разница означает излишек, отрицательная — недостачу. Сам пересчет не заменяет последующие документы.

Шаг 3. Завершите пересчет и разберите расхождения

Система автоматически сопоставляет учётный и фактический остаток и показывает расхождения по каждой позиции: излишек, недостачу. Дальнейшая обработка результатов (оформление оприходования, списания, пересортицы) выполняется на основании того же «Пересчёта товаров» – с помощью встроенного помощника или вручную.

Перед продолжением просмотрите строки с ненулевой разницей и определите их смысл:

• товар найден сверх учета — излишек;
• товара не хватает — недостача;
• один вариант товара фактически оказался другим — пересортица;
• товар физически есть, но утратил качество — порча.

Если одна и та же позиция включена в несколько пересчетов за один период, итог может быть искаженным. Лучше не дублировать один товар в нескольких документах либо четко разделить места хранения.

Переведите документ в состояние Выполнено и проведите его. После этого результат доступен для оформления складскими актами.

Определение товаров, которые можно зачесть по пересортице и порче

Сначала разделите строки по хозяйственному смыслу. Для пересортицы должны одновременно существовать недостача и излишек, которые объясняются заменой одного варианта товара другим. Помощник оформления складских актов (см. описание ниже) автоматически ищет пары внутри одной номенклатуры, когда отличаются характеристика, серия или назначение. Вручную можно выбрать строку излишка и строку недостачи. Если комиссия не может доказать связь строк, оформляйте отдельные излишек и недостачу.

Для порчи товар не исчезает: количество исходного товара нормального качества уменьшается, а количество связанного товара другого качества увеличивается. В типовом подборе помощник сопоставляет недостачу качества «Новый» с излишком той же номенклатуры другого качества. До оформления проверьте связь товаров по качеству, количество, подразделение, статью расходов и цену результата порчи.

Шаг 4. Проведите складские ордера на отражение расхождений

Складские ордера нужны, чтобы фактический остаток склада соответствовал завершенному пересчету. Оформляйте их отдельно по виду операции:

• ордер на отражение излишков увеличивает складской остаток;
• ордер на отражение недостач уменьшает его;
• ордер на отражение пересортицы переносит количество между допустимыми вариантами товара;
• ордер на отражение порчи переводит количество в другой статус качества.

Проверьте склад, помещение, товар, характеристику, серию и количество, затем проведите каждый документ. На этом этапе склад уже видит фактическую картину, но финансовая причина разницы еще должна быть оформлена по организации.

Шаг 5. Используйте «Помощник оформления складских актов»

Откройте Склад и доставка → Излишки, недостачи, порчи → Складские акты, нажмите кнопку «Создать» и из выпадающего списка выберите «с использованием помощника».

Рабочее место помогает пройти путь от складских расхождений до финансовых документов без ручного поиска каждой строки.

В начальной форме укажите:

1. склад;
2. период инвентаризационной описи;
3. дату складских актов — она должна входить в период описи;
4. при необходимости отбор номенклатуры;
5. источник печатных цен и вид цен.

Нажмите Далее. Помощник последовательно подбирает неоформленные расхождения, предлагает пересортицу и порчу, распределяет остаток по организациям, создает складские и финансовые документы, а затем пытается их провести. Если заполнение не позволяет провести отдельный акт, он остается непроведенным: откройте его, исправьте причину и проведите повторно. Перед созданием актов проверьте предложенное распределение — помощник ускоряет оформление, но решение комиссии не заменяет.

Помощник также используется для подготовки инвентаризационной описи и печатных форм ИНВ-3 и ИНВ-19. Сначала доведите до конца распределение расхождений, иначе в отчетах останутся неоформленные строки.

Распределение излишков и недостач товаров по организациям

Фактический остаток ведется по складу, а финансовый результат должен принадлежать конкретной организации. Поэтому после разбора пересортицы и порчи помощник распределяет оставшиеся расхождения:

• излишек относится на первую выбранную организацию, у которой на этом складе уже есть остаток той же номенклатуры;
• недостача последовательно распределяется между выбранными организациями в пределах их положительного остатка;
• при пересортице и порче организация определяется по владельцу списываемой стороны;
• если доступного остатка организации недостаточно, необоснованную часть нельзя закрывать формально — нужно проверить поступления, межфирменные передачи и принадлежность запасов.

Шаг 6. Оприходование излишков товаров

В документе Оприходование излишков товаров заполните организацию, склад, статью доходов и предусмотренную ею аналитику. На вкладке Товары проверьте номенклатуру, характеристику, серию, количество, единицу и цену. Сохраните и проведите документ. В примере проведен документ по лимонаду и блинной муке; после проведения их целевые расхождения стали равны нулю.

Организация должна соответствовать принадлежности товара и принятому порядку отражения дохода.

Шаг 7. Списание недостач товаров

В документе Списание недостач товаров укажите организацию, склад, статью расходов и ее аналитику. На вкладке Товары сверьте количество и стоимость списания. Заполняйте только те строки, которые организация вправе списать со своего остатка, после чего проведите документ.

В проверенном примере недостача бутылки была списана и закрыта. Ржаная мука осталась с расхождением −1, потому что ни у одной организации не было положительного остатка этой позиции. Правильное действие — проверить принадлежность товара и учет предыдущих поступлений, а не проводить необоснованное списание.

Шаг 8. Регистрация пересортицы товаров

Документ Пересортица товаров применяйте, если сумма излишка и недостачи объясняется тем, что перепутаны допустимые варианты одного товара. Сопоставьте строку, которой не хватает, со строкой, найденной сверх учета. Проверьте характеристики, серии или назначения, единицы измерения и ставку НДС.

В примере пересортица оформлена между характеристиками женских джинсов; все четыре связанные строки после проведения получили нулевую необработанную разницу.

Шаг 9. Регистрация порчи товаров

Документ Порча товаров отражает не исчезновение товара, а изменение его качества. Укажите исходный товар, товар другого качества, количество, причину порчи, статью расходов и подразделение.

В проверенном случае две единицы «Масла вологодского» переведены в «Масло вологодское, Не годен» по цене 144 рубля за единицу. Эта цена относится только к демонстрационному примеру: в рабочей базе используйте стоимость, подтвержденную вашей учетной политикой и ценовыми данными.

Шаг 10. Создайте и проведите «Инвентаризационную опись»

Откройте список Инвентаризационные описи и создайте документ. Заполните организацию, склад, начало и конец периода. Для печати укажите источник и вид цен. В примере использован период 27.08.2026 и оптовый вид цен.

Опись объединяет результаты относящихся к периоду пересчетов и складских актов и служит основанием для печатного оформления. Она не заменяет пересчет, ордера или финансовые акты.

После заполнения проверьте период, организацию, склад и цены, затем проведите документ.

Оформление инвентаризации товаров, состоящих из товарных мест

Товарное место — упаковочная единица, в которой учитывается многокомпонентный товар. В ERP 2.6 товарные места могут участвовать в приемке, отгрузке, ордерах и Пересчете товаров адресного склада. Результаты такого пересчета поддерживаются ордерами на отражение излишков, недостач и порчи.

Порядок работы следующий:

1. В карточке упаковки убедитесь, что используется тип упаковки Товарное место и определен состав.
2. При пересчете сканируйте или подбирайте товарное место целиком, затем проверьте его состав и место хранения.
3. Если товарное место фактически найдено, отсутствует или повреждено, завершите пересчет и оформите соответствующий ордер.
4. В рабочем месте обработки товарных мест завершите незаконченные операции: ERP показывает отдельный сигнал о товарных местах, требующих обработки.

Финансовый результат оформите по тем же правилам принадлежности организации, статьи и стоимости, что и для обычного товара.

Проверка результата и движений

Проведенный документ сам по себе еще не доказывает, что проведение инвентаризации на складе завершено правильно. Сверьте результат по цепочке.

Отчет «Неоформленные недостачи и излишки товаров».

Выберите единицу представления количества и ограничьте отчет нужным складом. После нажатия Сформировать разберите каждую оставшуюся строку. Нулевой результат означает, что складские расхождения оформлены. Ненулевая строка требует объяснения.

В нашем примере целевые излишки, недостача бутылки, пересортица и порча закрыты. В отчете обоснованно остается ржаная мука −1: для нее сначала нужно установить организацию с корректным товарным остатком.

Отчет «Ведомость по товарам на складах»

Сформируйте ведомость за период инвентаризации с отбором по складу и проверяемой номенклатуре. Сравните начальный остаток, приход, расход и конечный остаток. Здесь должны быть видны изменения, созданные складскими ордерами.

Читайте отчет слева направо: начальный остаток объясняет исходную учетную величину, приход и расход показывают изменение за период, конечный остаток должен соответствовать результату завершенного пересчета с учетом оформленных операций. При необходимости расшифруйте строку до документов-регистраторов и найдите лишнее движение.

Отчет «Остатки и доступность товаров»

Используйте его для итоговой оперативной проверки: товар после инвентаризации должен отображаться в правильном количестве, на правильном складе и в правильном качестве. Для порчи отдельно проверьте исходный товар и вариант «Не годен».

Доступный остаток может отличаться от складского из-за резервов и ожидаемых операций, поэтому сравнивайте не только общий итог. Раскройте строки до склада и номенклатуры; для пересортицы сопоставьте обе характеристики, а для порчи — исходное и новое качество.

Типичные ошибки при инвентаризации на складе

• Пересчёт проводится без блокировки движений – тогда в учётные данные, с которыми сравнивается фактический остаток в документе «Пересчёт товаров», попадают операции, проведённые уже после того, как товар был физически пересчитан. В результате расхождения оказываются искажёнными, и разобраться, где реальная ошибка, а где – «плавающие» движения, становится почти невозможно.
• Расхождения по пересортице оформляются как отдельные излишек и недостача, а не как единая операция через документ «Пересортица товаров» — это искажает аналитику по причинам расхождений и усложняет контроль за движением товаров.
• Инвентаризация по ошибкам текущей работы (недостачи при отгрузке), не оформленная отдельным актом, а исправленная в документе отгрузки, перестаёт быть достоверной.
• Не вводится документ «Инвентаризационная опись», что приводит к невозможности формирования регламентированных форм.

Практические рекомендации по проектному опыту

• Чтобы складской учёт работал без сбоев, каждому этапу процесса назначьте ответственного и прозрачный признак «сделано»;
• зафиксируйте время остановки движений и назначьте сотрудника, который отдельно учитывает срочные приемки и отгрузки во время инвентаризации;
• сначала завершайте пересчеты по одной зоне, затем оформляйте ее расхождения — большой общий документ сложнее проверять и исправлять;
• не объединяйте пересортицей товары только потому, что у них близкая цена: связь должна подтверждаться видом товара и решением комиссии;
• до запуска помощника согласуйте перечень организаций, статьи доходов и расходов, подразделения и правила определения цены;
• после создания документов помощником проверяйте не только признак проведения, но и строки товаров, организацию, склад, статью и сумму;
• сохраняйте неоформленную строку в контрольном отчете, если основание не установлено;
• завершайте работу тройной сверкой: отсутствие необработанных расхождений, объяснимые складские обороты и правильный доступный остаток.

Для регулярных инвентаризаций полезно закрепить единый маршрут согласования: комиссия подтверждает факт, кладовщик — складской ордер, а финансовый ответственный — организацию, статью и стоимость.