Заказ поставщику связывает договорённости с поставщиком, ожидаемое поступление, оплату и фактическое исполнение. В статье показано, как создать заказ поставщику в 1С ERP, проверить его согласование, скорректировать количество и дату, оформить поступление и завершить заказ без расхождений между планом и фактом.
Рассмотрим пошагово всю цепочку на примере.
Результат сквозного примера. Создан и проведён заказ поставщику ДС00-000001. После корректировки в нём осталось 8 шт. товара с желаемой датой поступления 19.09.2026. Проведено приобретение на 312,32 руб.; складской остаток изменился с 250 до 258 шт.; заказ получил состояние Готов к закрытию и затем был проведён со статусом Закрыт.
Материал подготовлен для 1С:ERP Управление предприятием 2, редакция 2.6.1.53.
Назначение и условия применения
Заказ поставщику фиксирует предварительные условия поставки: что закупается, у какого поставщика, для какой организации и склада, в каком количестве, по какой цене и к какой дате ожидается поступление. Документ помогает контролировать взаимные обязательства до того, как фактическое поступление будет оформлено документом Приобретение товаров и услуг.
В заказе важно различать два показателя. Поле Статус отражает управленческое решение пользователя: например, На согласовании, Согласован, Подтвержден или Закрыт. Поле Текущее состояние рассчитывается программой по этапу исполнения и может принимать значения Ожидается согласование, Ожидается подтверждение, Готов к поступлению, Ожидается поступление, Ожидается оплата, Готов к закрытию и Закрыт.
Главное правило. Статус показывает принятое решение, а текущее состояние — что фактически требуется сделать дальше. Поэтому при контроле заказа смотрите оба поля вместе.
Когда применять заказ поставщику
- нужно согласовать закупку до подтверждения поставщику;
- важно видеть ожидаемую дату поступления и отклонения по срокам;
- поступление и оплата должны контролироваться относительно исходного заказа;
- необходимо управляемо изменять количество, дату или другие условия до исполнения;
- закрытие должно происходить после проверки факта поступления, а при использовании контроля оплаты — что обязательства перед поставщиком выполнены.
Когда заказ может быть избыточен
Для разовой поставки 1С допускает упрощённую схему: не регистрировать заранее условия закупки, не оформлять предварительный заказ поставщику, а сразу отразить поставку одним документом Приобретение товаров и услуг. Такой вариант подходит, когда закупка регистрируется по факту и организации не нужны предварительное согласование, контроль срока поставки, планирование оплаты и последующая сверка исполнения с заказом.
Разовый характер закупки сам по себе не означает, что заказ не нужен. Если предварительную договорённость всё же нужно зафиксировать, заказ можно оформить и для разовой поставки, указав цены и условия оплаты вручную. Решение зависит не столько от частоты поставок, сколько от необходимости управлять этапом до поступления.
Настройки системы
Путь: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки → Заказы поставщикам
Для работы сценария включите Заказы поставщикам. Если закупка должна проходить отдельный маршрут, включите Согласование заказов поставщикам. Для управляемого завершения используйте Контроль поступления при закрытии заказов поставщикам и Контроль оплаты при закрытии заказов поставщикам.
| Настройка | Что меняется |
| Заказы поставщикам | В разделе закупок доступны документы заказа поставщику и контроль их исполнения. |
| Согласование заказов поставщикам | В заказе доступна команда Согласование заказа поставщику и процесс Согласование закупки. |
| Контроль поступления при закрытии заказов поставщикам | При закрытии учитывается полнота поступления по заказу. |
| Контроль оплаты при закрытии заказов поставщикам | При закрытии учитывается выполнение обязательств по оплате в применяемой схеме расчётов. |
Исходные данные
Как сделать заказ поставщику в 1С ERP разберемся на сквозном примере.
Для сквозного примера используется организация Деловой союз, поставщик Инструменты 21 века, договор ДС Покупка (электроинструменты) и склад Склад коммерческой службы. Заказывается товар Бур SDS-plus ЗУБР серия МАСТЕР 10×110 по цене 32 рубля за штуку. Расчёты ведутся По расчетным документам.
Первоначально оформляется заказ на 10 штук с желаемой датой поступления 18.09.2026. До поступления количество корректируется до 8 штук, а дата переносится на 19.09.2026. Итоговая сумма заказа с автоматически рассчитанным НДС 22% составляет 312,32 рубля. Документы примера оформлены 09.09.2026.
| Поле или объект | Значение примера |
| Поставщик | Инструменты 21 века |
| Организация | Деловой союз |
| Договор | ДС Покупка (электроинструменты) |
| Склад | Склад коммерческой службы |
| Номенклатура | Бур SDS-plus ЗУБР серия МАСТЕР 10×110 |
| Начальное количество | 10 шт. |
| Количество после корректировки | 8 шт. |
| Цена | 32,00 руб. |
| Ставка НДС | 22 % — подставлена программой для даты документа |
| Сумма после корректировки | 312,32 руб. |
| Желаемая дата поступления | 18.09.2026, затем 19.09.2026 |
| Расчёты | По расчетным документам |
Логика примера
- сначала создаём заказ на 10 шт. и отправляем его на этап согласования;
- затем показываем форму согласования и срок выполнения этого этапа;
- до поступления меняем заказ на 8 шт. и переносим желаемую дату;
- оформляем и проводим фактическое поступление на 8 шт.;
- проверяем связанный документ, движения и складской остаток;
- закрываем исполненный заказ.
Пошаговое выполнение
Шаг 1. Формирование заказа поставщику
Путь: Закупки → Закупки → Заказы поставщикам
Откройте список Заказы поставщикам и нажмите Создать. Заполните Поставщик, Организация, Договор и Склад. На вкладке Товары добавьте номенклатуру, укажите количество 10 и цену 32,00. В поле Желаемая дата поступления установите 18.09.2026.
Для первого этапа установите Статус = На согласовании и нажмите Провести. Программа присвоила номер ДС00-000001. Поле Текущее состояние получило значение Ожидается согласование.
Шаг 2. Согласование заказа
Путь: Открытый заказ поставщику → Создать на основании → Согласование заказа поставщику
В поле Предмет автоматически указан текущий заказ. Поле Согласовать до задаёт срок этого процесса; в примере указано 10.09.2026. Команда Стартовать и закрыть запускает процесс и создаёт задачи участникам маршрута.
Путь: Главное → Почта, задачи → Мои задачи
Исполнители открывают свои задачи, принимают решение и завершают их. Ход процесса можно просмотреть отчётом Результаты согласования. После успешного завершения заказ переводят в статус, предусмотренный правилами организации, и продолжают исполнение.
На практике согласование заказа поставщику в 1С ERP должно учитывать состав согласующих и их полномочия: логистические условия, финансовые условия, цены и коммерческие условия проверяются назначенными участниками маршрута.
Шаг 3. Контроль текущего состояния заказа и срока выполнения
Путь: Закупки → Закупки → Заказы поставщикам → колонки Текущее состояние и Срок выполнения
Текущее состояние пересчитывается по статусу и исполнению заказа. Срок выполнения показывает ближайший значимый срок текущего этапа: например, дату согласования, подтверждения или ожидаемого поступления. После перехода на следующий этап срок меняется.
| Статус или факт | Текущее состояние | Как читать срок |
| Статус На согласовании | Ожидается согласование | Срок завершения согласования |
| Согласование завершено | Ожидается подтверждение | Срок подтверждения поставщиком |
| Статус Подтвержден | Готов к поступлению / Ожидается поступление | Желаемая или плановая дата поступления |
| Поступление оформлено полностью | Готов к закрытию либо Ожидается оплата | Зависит от оставшихся обязательств |
| Статус Закрыт | Закрыт | Активный срок исполнения больше не требуется |
Почему состояние может не измениться сразу. После проведения связанного документа обновите или повторно откройте заказ. Текущее состояние отражает уже записанные результаты исполнения.
Шаг 4. Корректировка заказа поставщику
Путь: Закупки → Закупки → Заказы поставщикам → открыть ДС00-000001
Корректировка заказа поставщику в 1С ERP до поступления выполняется в самом заказе. В примере на вкладке Товары количество изменено с 10 на 8, а Желаемая дата поступления — с 18.09.2026 на 19.09.2026. После проверки условий установлен Статус = Подтвержден, затем документ повторно проведён.
Результат корректировки. Заказ проведён на 8 шт. с желаемой датой 19.09.2026. Текущее состояние — Готов к поступлению. Сумма с автоматически рассчитанным НДС составила 312,32 руб.
Что проверить перед повторным проведением.
- не превышает ли уже оформленный факт новое количество заказа;
- соответствует ли новая дата договорённости с поставщиком;
- не требуется ли повторное согласование изменённых условий;
- не изменились ли цена, ставка НДС, склад или договор.
Шаг 5. Оформление поступления
Путь: Открытый заказ поставщику → Создать на основании → Приобретение товаров и услуг
Создайте Приобретение товаров и услуг на основании подтверждённого заказа. Программа заполнит заказ, поставщика, организацию, договор, склад и товарные строки. Проверьте количество 8, цену 32,00, сумму 312,32 и нажмите Провести.
После обновления заказа его текущее состояние изменилось на Готов к закрытию. Это означает, что фактическое поступление закрыло ожидаемое количество по заказу; дальнейшее решение зависит от контроля оплаты и принятого порядка завершения.
Шаг 6. Закрытие заказа поставщику
Путь: Закупки → Закупки → Заказы поставщикам → ДС00-000001 → Статус
Перед закрытием убедитесь, что заказ не требует дополнительного поступления, а оставшиеся обязательства по оплате соответствуют правилам учёта. В сквозном примере в поле Статус выбрано значение Закрыт, после чего заказ повторно проведён.
Для массового закрытия откройте:
Путь: Закупки → Закупки → Заказы поставщикам
Выделите в списке один или несколько заказов, затем выберите:Установить статус → Закрыт.
После этого откроется помощник Закрыть заказ, в котором программа проверит выполнение выбранных заказов и предложит закрыть их. Если остались непоставленные позиции, помощник позволяет отменить их и указать причину отмены.
Если заказ не закрывается. Проверьте полноту поступления и оплаты. При включённых настройках контроля программа учитывает эти условия; причина также может зависеть от схемы расчётов по договору и связанным документам.
Проверка результата и движений
Состояние выполнения
Путь: Открытый заказ поставщику → кнопка Отчеты → Состояние выполнения
Отчёт Состояние выполнения сопоставляет заказ с оформленными документами. В примере он показывает связанное Приобретение товаров и услуг и строку Поступило (1) на 8 шт. и 312,32 руб.
Что подтверждено. Количество в заказе, количество поступления и сумма связанного документа согласованы: 8 шт. и 312,32 руб.
Движения документа
Путь: Открытое Приобретение товаров и услуг → кнопка Отчеты → Движения документа
Просмотр Движения документа показывает, какие учётные показатели изменило проведённое приобретение. Для сквозного примера важны следующие записи:
| Раздел движений | Результат примера |
| Заказы поставщикам | Заказ погашен на 8 шт. |
| Запасы и потребности | Отражён приход 8 шт. |
| Товары на складах | Отражён приход 8 шт. на Склад коммерческой службы. |
| Расчеты с поставщиками | Отражена сумма 312,32 руб. |
Интерпретация. Движения подтверждают не только наличие проведённого документа, но и связь факта поступления с заказом, складом и расчётами с поставщиком.
Ведомость по товарам на складах
Путь: Склад и доставка → Отчеты по складу → Ведомость по товарам на складах
Установите период 09.09.2026 и отбор по складу Склад коммерческой службы, затем сформируйте отчёт. По товару Бур SDS-plus ЗУБР серия МАСТЕР 10×110 ведомость показывает начальный остаток 250, приход 8 и конечный остаток 258.
| Показатель | Значение |
| Начальный остаток | 250 шт. |
| Приход | 8 шт. |
| Конечный остаток | 258 шт. |
| Проверка | 250 + 8 = 258 |
Полная проверка. Состояние выполнения подтверждает связь заказа и поступления, Движения документа — отражённые изменения, а Ведомость по товарам на складах — фактическое увеличение остатка.
Типовые ошибки
| Ситуация | Что проверить |
| Заказ остаётся в состоянии Ожидается согласование | Завершены ли задачи процесса Согласование закупки и принято ли итоговое решение. |
| После подтверждения нет состояния Готов к поступлению | Проведён ли заказ, заполнена ли желаемая дата и нет ли уже оформленного факта. |
| После поступления нет состояния Готов к закрытию | Полностью ли оформлено количество, обновлён ли заказ и нет ли оставшихся обязательств. |
| Статус Закрыт не устанавливается | Включённые настройки контроля поступления и оплаты, а также схему расчётов по договору. |
Ответы на частые вопросы
| Вопрос | Ответ |
| Какой статус выбрать при создании заказа? | Если закупка требует проверки, используйте На согласовании. После принятия решения применяйте статус, предусмотренный правилами организации; для исполнения заказа обычно требуется Подтвержден. |
| Чем Статус отличается от Текущего состояния? | Статус задаёт пользователь, а Текущее состояние рассчитывает программа по этапу и фактическому исполнению. |
| Где увидеть ближайший срок? | В списке Заказы поставщикам в колонке Срок выполнения. Его смысл меняется вместе с этапом заказа. |
| Можно ли изменить заказ после проведения? | Да, если изменение допустимо по процессу и не противоречит уже оформленному факту. После изменения документ нужно повторно провести; иногда требуется повторное согласование. |
| Как проверить, что поступление относится к заказу? | Откройте отчет Состояние выполнения из заказа и убедитесь, что показано связанное Приобретение товаров и услуг с нужным количеством. |
| Как проверить складской результат? | Сформируйте Ведомость по товарам на складах по нужной дате, складу и номенклатуре. |
| Почему заказ не становится готовым к закрытию? | Проверьте полноту поступления, оставшиеся строки, оплату, актуальность состояния и настройки контроля закрытия. |