Как принять и оприходовать товар в 1С:ERP на склад

В этой статье разберем, как принять товар в 1С на склад: выбрать распоряжение, создать приходный ордер, указать фактическое количество, помещение и серии, провести документ, а при необходимости — связать упаковочный лист и назначить основную ячейку.

Инструкция подготовлена на 1С:ERP Управление предприятием 2, версия 2.6.1.53.

Что означает приемка товара в 1С:ERP

В ордерной схеме документ-основание и складская операция — это две разные вещи. «Приобретение товаров и услуг» или заказ поставщику лишь подтверждают, что поставка должна прийти, а фактически принятый товар фиксирует «Приходный ордер на товары».

Отсюда и путаница в формулировках: кто-то ищет «как оформить поступление товара на склад в 1С», кто-то — «как в 1С оприходовать товар», а по сути речь об одном и том же двухэтапном процессе: сначала основание, потом отдельная складская приемка. Собственно оприходование товара в 1С в рамках этой статьи завершается в тот момент, когда приходный ордер получает статус «Принят».

Выберите сценарий приемки

Общий маршрут один и тот же независимо от сценария, но пара шагов добавляется в зависимости от того, как оформлена поставка и какие настройки включены на складе.

Сценарий	Когда использовать	Дополнительный этап
Обычная ордерная приемка	Есть распоряжение на поступление; упаковочные места отдельно не учитываются	Заполнить количество, помещение и серии в приходном ордере
По упаковочному листу	Поставщик передает состав коробок, палет или других упаковочных мест	Создать входящий упаковочный лист и связать его с ордером
Справочное размещение	После приемки нужно подсказать сотруднику постоянное место товара без учета остатков по каждой ячейке	Записать основную складскую ячейку
Прочее оприходование (без документа-основания)	Излишки при инвентаризации, безвозмездное поступление, товар без заказа поставщику	Оформляется отдельным документом «Прочее оприходование товаров» — распоряжение не требуется

Отдельно стоит прочее оприходование товаров в 1С:ERP — ситуации, когда прихода от поставщика формально нет: пересорт по итогам инвентаризации, безвозмездно полученный товар, возврат из непроизводственного использования. Такие случаи не проходят через ордерную схему из этой статьи и оформляются отдельным документом «Прочее оприходование товаров», но логика по сериям, единицам измерения и помещению остается той же.

Что проверить до начала

• В разделе «Склад и доставка» доступно рабочее место «Приемка товаров на склад».
• Для склада включена ордерная схема поступления.
• В списке есть нужное распоряжение с остатком к приемке.
• Известно фактически принятое количество.
• Подготовлены помещение, зона, серии и единица измерения, если они обязательны.
• Для сценария с упаковкой включены «Упаковочные листы»;
• для справочного размещения помещение настроено соответствующим образом.

Оприходование товара в 1С ERP: пошаговая инструкция

Дальше — сам порядок действий: как в 1С добавить товар на склад по уже созданному распоряжению, шаг за шагом.

Шаг 1. Откройте рабочее место и выберите распоряжение

Перейдите в «Склад и доставка» → «Приемка товаров на склад». Выберите склад, найдите нужный документ по номеру, отправителю или дате, отметьте ровно одну строку и нажмите «Создать ордер».

Если распоряжение не видно. Проверьте склад и период, фильтр «Состояние», остаток к приемке, а заодно — не создан ли ордер по этой поставке ранее.

Шаг 2. Проверьте шапку приходного ордера

В документе «Приходный ордер на товары» сверьте распоряжение, отправителя, склад, помещение и операцию. Если реквизиты относятся к другой поставке, закройте документ без записи и вернитесь к выбору основания.

Шаг 3. Укажите фактически принятое количество

В таблице «Товары» оставьте только ожидаемые позиции и внесите реальное количество. При полном поступлении можно использовать «Заполнить» → «Только количество», но затем обязательно проверить каждую строку.

Шаг 4. Заполните помещение, серии и единицу измерения

Выберите помещение фактической приемки. Если товар серийный, нажмите «Указать серии», разнесите количество по существующим сериям и завершите регистрацию — сумма по сериям должна точно совпасть с количеством в строке.

• Не заводите новую серию, если серия поставщика или производителя уже есть в системе.
• Если серийный учет для этой позиции не ведется, поле можно просто пропустить.
• Единицу измерения берите из списка.

Шаг 5. Проверьте документ

Перед проведением убедитесь, что количество соответствует факту, обязательные реквизиты заполнены, а выбранные склад, помещение, серии и основание относятся к этой поставке.

Шаг 6. Завершите приемку

1. Установите статус «Принят».
2. Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».
3. При ошибке прочитайте сообщение, заполните указанный реквизит и заново проверьте документ.
4. После проведения убедитесь, что документ сохранил статус «Принят».

Как оформить поступление по упаковочному листу

Упаковочный лист описывает, что лежит в каждой коробке или на палете, но сам по себе поступление товара в 1С не отражает. Факт приемки, как и раньше, подтверждает только проведенный приходный ордер.

1. Проверьте настройки и заказ

Убедитесь, что включены галки «Ордерные склады» и «Упаковочные листы», а заказ поставщику проведен и имеет статус «Подтвержден». Не меняйте настройки склада во время приемки.

2. Создайте входящий упаковочный лист

1. Откройте заказ поставщику и выберите «Создать на основании» → «Упаковочный лист».
2. Проверьте вид «Входящий» и укажите код листа поставщика.
3. Сверьте автоматически перенесенные товар и количество.
4. Нажмите «Провести и закрыть».

Обратите внимание. Проведенный упаковочный лист хранит состав упаковки. Товар будет принят на склад только после проведения приходного ордера.

3. Создайте и запишите приходный ордер

В рабочем месте приемки выберите склад и заказ, затем создайте ордер. Новый документ открывается со статусом «К поступлению»; до добавления упаковочного листа принятое количество может быть равно нулю. Проверьте основание и запишите документ, не меняя статус.

4. Свяжите упаковочный лист с ордером

В таблице «Товары» выберите тип строки «Упаковочный лист» и укажите созданный входящий лист. 1С:ERP добавит упаковочное место и подчиненную товарную строку с количеством из листа. Повторно вводить состав вручную не нужно.

5. Заполните складские реквизиты и проведите

Укажите помещение и зону приемки, заполните единицу измерения, проверьте количество и установите статус «Принят». После итоговой сверки нажмите «Провести и закрыть».

Как разместить принятый товар в основной ячейке

Этот этап нужен только для помещения со справочным размещением. Основная ячейка служит ориентиром, где искать товар; количество продолжает учитываться по складу или помещению и не распределяется по ячейкам.

1. Проверьте режим хранения

В карточке помещения выберите «Использовать для справочного размещения номенклатуры». Если установлен вариант «Не использовать», назначить основную ячейку в этом режиме не получится.

2. Откройте форму размещения

Для проведенного приходного ордера откройте «Размещение номенклатуры по ячейкам (справочно)». Проверьте документ, склад, помещение и товар.

3. Выберите конкретную ячейку и запишите

Выбирайте значение через поле «Основная ячейка». Не путайте группу ячеек с конкретным местом хранения. После выбора нажмите «Записать», затем повторно откройте форму и проверьте результат.

Типовые ошибки и решения

Проблема	Что проверить и сделать
Распоряжение не отображается	Проверьте склад, период, состояние, остаток к приемке и наличие созданного ордера.
Команда «Создать ордер» недоступна	Выделите одну строку, проверьте ордерную схему и права пользователя.
Не заполнено помещение	Выберите помещение в шапке ордера и при необходимости проверьте зону.
Не заполнена единица измерения	Выберите значение из списка в товарной строке.
Количество по сериям не совпадает	Распределите по сериям ровно фактически принятое количество.
После приемки требуется размещение	Уточните режим хранения: адресное или справочное; размещение выполняется отдельным этапом.

Как проверить результат

• Приходный ордер проведен и имеет статус «Принят».
• Склад, помещение и зона соответствуют фактическому месту приемки.
• Товар, единица измерения, количество и серии сохранены без изменений.
• При упаковочном сценарии в ордере сохранены лист и структура упаковочного места.
• При справочном размещении записана правильная основная ячейка.

Короткая памятка

Выберите склад → найдите распоряжение → создайте приходный ордер → укажите фактическое количество → заполните помещение, серии и единицу измерения → при необходимости добавьте упаковочный лист → установите статус «Принят» → проведите документ → проверьте результат → при необходимости запишите основную ячейку.

Так оформляется приемка и оприходование товара на склад в 1С:ERP: основание задает ожидаемое поступление, а проведенный приходный ордер фиксирует фактически принятый товар.