Заявка на закупку в 1С ERP

Заявка на закупку фиксирует потребность, для которой источником обеспечения выбрана покупка у поставщика. В ней можно заранее определить товар, количество, склад и желаемую дату поступления, даже если поставщик и цена пока неизвестны. Ниже показаны ручной ввод, формирование заявок на закупку по потребностям и формирование заявок на закупку по плану.

Разберем все три способа на примерах.

Результат сквозного примера. На новых данных проведены три документа: ручная заявка ДС00-000001, заявка по потребностям ТД00-000001 и заявка по плану ТД00-000002. Ручная заявка затем закрыта. Количества 11 комплектов и 7 шт. подтверждены типовыми отчётами Состояние выполнения, Движения документа и План закупок.

Материал подготовлен для 1С:ERP Управление предприятием 2, редакция 2.6.1.53.

Назначение и условия применения

Для чего нужна Заявка на закупку

Документ используют, когда потребность уже определена, а источником обеспечения является закупка. Он сообщает службе снабжения, что именно, в каком количестве, на какой склад и к какой дате требуется получить. Такая заявка на закупку товара участвует в обеспечении потребностей и формирует ожидаемое поступление, но сама по себе не увеличивает складской остаток.

Заявка на закупку материалов удобна для ремонтных, производственных и хозяйственных потребностей. Для регулярного пополнения и зависимого спроса применяется автоматическое формирование по потребностям; для утверждённой программы закупок — формирование по плану. Поставщик и цены могут быть уточнены позднее, в процессе закупки.

Когда применять

Ситуация	Подход
Разовая известная потребность	Создать Заявка на закупку вручную
Накоплены потребности к обеспечению покупкой	Использовать Формирование заявок на закупку по потребностям
Закупка предусмотрена утверждённым планом	Использовать Формирование заявок на закупку по плану
Нужно зафиксировать договорённости с поставщиком	На основании заявки оформить Заказ поставщику

Важная граница. Заявка определяет потребность закупки. Исполнение выполняется документами закупки у поставщика; фактическое поступление отражается отдельными документами.

Следующий этап подробно разобран в статье Заказ поставщику в 1С ERP.

Для выбора склада и понимания складского контура пригодится статья Настройка складского учёта в 1С ERP.

Настройки системы

Включите использование заявок

Путь: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки → Документы закупок → Заявки на закупку

1. Откройте раздел Закупки в настройках НСИ и разделов.
2. Разверните группу Документы закупок.
3. Установите функциональную опцию Заявки на закупку.
4. Проверьте использование Заказы поставщикам: заявки исполняются через закупку у поставщика.

Проверьте доступные рабочие места

Задача	Точный путь
Список заявок	Закупки → Закупки → Заявки на закупку
По потребностям из списка	Закупки → Закупки → Заявки на закупку → Создать → По потребностям
По потребностям из обеспечения	Склад и доставка → Обеспечение потребностей → Формирование заявок на закупку по потребностям
По плану из списка	Закупки → Закупки → Заявки на закупку → Создать → По плану
По плану из планирования	Бюджетирование и планирование → Сервис → Формирование заявок на закупку по плану

Исходные данные

Для каждого способа создана самостоятельная потребность с другой номенклатурой и складом. Поэтому по номерам документов, количеству и аналитике отчётов видно, какой маршрут сформировал результат.

Сценарий	Исходные данные	Ожидаемый документ
Вручную	Организация: Деловой союз; Склад: Склад коммерческой службы; Бур SDS-plus ЗУБР серия «МАСТЕР» 10х110 — 6 шт.; Желаемая дата поступления: 22.09.2026; Валюта: RUB	ДС00-000001, затем статус Закрыта
По потребностям	Номенклатура: Мойка С-789; Характеристика: Металлическая; 11 комплектов; Склад: Мебельный склад; Источник обеспечения: Мебельная фабрика; Желаемая дата поступления: 18.09.2026	ТД00-000001, статус На выполнении
По плану	План закупок 00-00000018; Сценарий: Планирование закупок бытовой техники; сентябрь 2026; Indezit 1330 — 7 шт.; Склад: Склад бытовой техники	ТД00-000002, статус На выполнении

Логика сквозного примера

Ручной сценарий показывает разовую заявку на закупку материалов для сервисной бригады. Инициатору заранее известны товар, количество 6, склад и дата 22.09.2026, но поставщик и условия закупки ещё не определены. После проведения заявка ДС00-000001 закрывается отдельно, чтобы показать отмену незаказанной строки.

Сценарий по потребностям имитирует зависимый спрос: для Мойка С-789 настроен способ обеспечения с типом Покупка, источником Мебельная фабрика и складом Мебельный склад. Рабочее место должно собрать 11 комплектов в заявку ТД00-000001, а отчёт Состояние выполнения — показать те же 11 комплектов в колонках В заявке и К заказу.

Плановый сценарий начинается с документа План закупок 00-00000018 на сентябрь 2026 года. В утверждённом плане предусмотрены 7 шт. Indezit 1330 для Склада бытовой техники. Рабочее место по плану должно создать заявку ТД00-000002 с тем же товаром, количеством и складом.

Условия для автоматического формирования

• Для варианта по потребностям тип обеспечения должен быть Покупка; потребность должна попадать в выбранные отборы.
• Для варианта по плану используется План закупок со статусом Утвержден. Сценарий и период обработки должны совпадать с планом.
• В сформированном документе должны быть заполнены обязательные реквизиты, в том числе Организация, Склад и Валюта.

Пошаговое выполнение

Создайте заявку вручную

Путь: Закупки → Закупки → Заявки на закупку → Создать

1. Нажмите Создать и откройте новый документ Заявка на закупку.
2. Заполните Организация значением Деловой союз, Менеджер и Склад значением Склад коммерческой службы.
3. Заполните поле Валюта значением RUB.
4. На вкладке Товары добавьте Бур SDS-plus ЗУБР серия «МАСТЕР» 10х110, в колонке Количество укажите 6, в колонке Желаемая дата поступления — 22.09.2026.
5. В колонке Комментарий укажите Ремонтные материалы для сервисной бригады.
6. Передайте заявку на выполнение и нажмите Провести и закрыть.

Изменение статуса

В зависимости от текущего состояния в форме доступны ссылки Передать на выполнение, Закрыть заявку, Вернуть в работу и Вернуть на согласование. Пользуйтесь именно ссылками на форме: они переводят документ по предусмотренному процессу.

Сформируйте заявку по потребностям

Путь: Склад и доставка → Обеспечение потребностей → Формирование заявок на закупку по потребностям

1. На шаге 1 Отбор потребностей укажите склад Мебельный склад. Поле Тип обеспечения имеет значение Покупка.
2. При необходимости уточните Источник обеспечения и Менеджер, затем нажмите Далее >.
3. На шаге выбора потребностей отметьте строку Мойка С-789, характеристика Металлическая, количество 11.
4. Проверьте предварительный состав заявки и желаемую дату поступления 18.09.2026.
5. Нажмите Сформировать заявки >, откройте созданный документ и проверьте обязательные поля.
6. Передайте документ на выполнение и проведите его.

Результат формирования по потребностям

Обработка автоматически создала заявку ТД00-000001. В протоколе документа указано, что она сформирована обработкой Формирование заявок на закупку по потребностям. Организация — Торговый дом «Комплексный», Склад — Мебельный склад, Валюта — RUB.

После выбора поставщика продолжите процесс по инструкции Заказ поставщику в 1С ERP.

Подготовьте утверждённый план закупок

Путь: Бюджетирование и планирование → Создать → Планы закупок

1. Создайте План закупок 00-00000018 и заполните Сценарий значением Планирование закупок бытовой техники.
2. Укажите Период — сентябрь 2026 года и Вид плана — Закупка на склад бытовой техники.
3. Добавьте Indezit 1330 — 7 шт., Склад — Склад бытовой техники.
4. Заполните Комментарий значением Пополнение склада бытовой техники на сентябрь.
5. Установите Статус в значение Утвержден и проведите план.

Сформируйте заявку по плану

Путь: Бюджетирование и планирование → Сервис → Формирование заявок на закупку по плану

1. На шаге 1 задайте Сценарий, период с 01.09.2026 по 30.09.2026, при необходимости Склад и Менеджер.
2. На шаге 2 проверьте колонки Номенклатура, В планах, К заказу, Отметить в заявку, Дата поступления, Склад и отметьте Indezit 1330 — 7 шт.
3. Нажмите Создать заявки >. На шаге 3 Уточнение сформированных заявок откройте созданный документ.

1. В созданной заявке заполните поле Организация значением Торговый дом «Комплексный».
2. Проверьте Склад — Склад бытовой техники, Менеджер — Admin, Валюта — RUB и строку Indezit 1330 — 7 шт.
3. Передайте заявку на выполнение и нажмите Провести и закрыть.

Результат формирования по плану

После заполнения Организация документ получил номер ТД00-000002 и был проведён в статусе На выполнении.

Итог. План закупок содержит 7 шт. Indezit 1330, и сформированная заявка содержит те же 7 шт. для Склада бытовой техники.

Закройте заявку

Путь: Закупки → Закупки → Заявки на закупку → ДС00-000001 → Закрыть заявку

1. Откройте ручную заявку ДС00-000001.
2. Кликните на ссылку Закрыть заявку.
3. Добавьте комментарий Потребность закрыта после проверки результата.
4. Если заказы поставщикам не сформированы, система спросит: В документе присутствуют строки, по которым не сформированы заказы поставщикам. Отменить незаказанные товары?
5. Выберите Да только если незакупленные позиции действительно больше не нужны, затем проведите документ.

Что изменилось. Статус заявки ДС00-000001 — Закрыта. Для незаказанной строки установлен признак Отменено; потребность больше не должна передаваться в заказ поставщику.

Проверка результата и движений

Контрольная точка	Подтверждённый результат
Заявка по потребностям	ТД00-000001 проведена; 11 комплектов в заявке и 11 к заказу
Движения по потребностям	Запасы и потребности: Приход, ресурс Заказано — 11,000
План закупок	00-00000018: Indezit 1330 — 7 шт.
Заявка по плану	ТД00-000002 проведена: Indezit 1330 — 7 шт.
Ручная заявка	ДС00-000001 проведена и закрыта; незаказанная строка отменена

Проверьте состояние выполнения

Путь: Заявка на закупку ТД00-000001 → Отчеты → Состояние выполнения

Типовой отчёт показывает строку Мойка С-789 / Металлическая / Мебельный склад / Мебельная фабрика / Поставка мебели (Мебельная фабрика). Единица измерения — комплект; В заявке — 11, К заказу — 11.

Интерпретация. Все 11 комплектов зарегистрированы заявкой, но ещё не включены в заказ поставщику и не поступили.

Проверьте движения документа

Путь: Заявка на закупку ТД00-000001 → Отчеты → Движения документа

В варианте Движения документа (Горизонтально) отберите регистр накопления Запасы и потребности. Для заявки ТД00-000001 отражён вид движения Приход: номенклатура Мойка С-789, характеристика Металлическая, склад Мебельный склад, ресурс Заказано — 11,000.

Что движение не означает. Запись заявки не равна фактическому приходу товара на склад. Она отражает обеспечение потребности закупкой; складской остаток изменится после оформления поступления.

Фактическую приёмку и оприходование продолжайте по статье Как принять и оприходовать товар в 1С ERP на склад.

Сверьте заявку с планом закупок

Путь: Бюджетирование и планирование → Планирование запасов → Планы закупок → План закупок 00-00000018 → Отчеты → План закупок

Установите период 01.09.2026–30.09.2026 и отбор по плану 00-00000018. Типовой отчёт показывает Indezit 1330, единицу шт, склад Склад бытовой техники и количество 7.

Типовые ошибки

Симптом или сообщение	Причина	Что сделать
Заявка на закупку 0000-000001 … невозможно провести по причине некорректного заполнения	В сформированной по плану заявке не была заполнена Организация	Открыть документ на шаге 3, заполнить Организация, проверить остальные обязательные поля и провести
Нет строк в обработке по потребностям	Потребность не относится к типу обеспечения Покупка либо не проходит отбор	Проверить Склад, Источник обеспечения, Менеджер и способ обеспечения потребности
План не попадает в обработку	План не утверждён или не совпадают сценарий и период	Установить статус Утвержден, проверить Сценарий, поля с и по
При закрытии предложено отменить незаказанные товары	В заявке остались строки без заказов поставщикам	Выбрать Да только при реальной отмене потребности; иначе отказаться от закрытия и продолжить закупку

Ответы на частые вопросы

Вопрос	Ответ с полным путём
Что фиксирует заявка на закупку в 1С ERP?	Заявка фиксирует потребность в покупке: товар, количество, склад и желаемую дату поступления. Поставщик и цена могут быть определены позднее. Путь к документам: Закупки → Закупки → Заявки на закупку.
Где находится заявка на закупку 1С?	Полный путь: Закупки → Закупки → Заявки на закупку.
Как оформляются заявки на закупку в 1С ERP по потребностям?	Откройте рабочее место по пути Склад и доставка → Обеспечение потребностей → Формирование заявок на закупку по потребностям. Задайте отборы, выберите потребности с типом обеспечения Покупка и сформируйте документы. Рабочее место также можно открыть по пути Закупки → Закупки → Заявки на закупку → Создать → По потребностям.
Как создать заявку на закупку товара по плану?	Сначала создайте и утвердите план по пути Бюджетирование и планирование → Планы закупок. Затем откройте Бюджетирование и планирование → Сервис → Формирование заявок на закупку по плану, выберите тот же сценарий и период и сформируйте заявку. Рабочее место также доступно по пути Закупки → Закупки → Заявки на закупку → Создать → По плану.
Обязательно ли указывать поставщика?	Нет. На этапе заявки поставщик может быть неизвестен. Его можно определить при оформлении заказа по пути Закупки → Закупки → Заказы поставщикам.
Почему после проведения нет товара на складе?	Заявка отражает потребность и ожидаемое обеспечение, но не фактическое поступление. Для отражения поступления откройте Закупки → Закупки → Документы закупки (все) и оформите документ Приобретение товаров и услуг.
Как понять, сколько ещё нужно заказать?	Откройте Закупки → Закупки → Заявки на закупку → нужная заявка → Отчеты → Состояние выполнения и проверьте колонку К заказу.
Можно ли закрыть заявку без заказа поставщику?	Да. Откройте Закупки → Закупки → Заявки на закупку → нужная заявка → Закрыть заявку. Если система предложит отменить незаказанные товары, подтверждайте отмену только при фактическом прекращении потребности.
Как вернуть закрытую заявку?	Откройте Закупки → Закупки → Заявки на закупку → закрытая заявка → Вернуть в работу. Доступность команды зависит от прав пользователя и текущего состояния документа.
Каким отчётом проверить плановую позицию?	Откройте Бюджетирование и планирование → Планы закупок → нужный план → Отчеты → План закупок. Установите период, совпадающий с периодом плана, и отбор по нужному документу.